برای انجام کلیه امور دانشجویی، باید ابتدا در سامانه میخک (mikhak.mfa.gov.ir) ثبت نام نموده و پرونده تحصیلی تشکیل شود. در صورت دانشجو بودن متقاضی، پرونده تحصیلی باید مربوط به ترم تحصیلی فعلی باشد. در صورتی که پرونده مربوط به ترم‌های تحصیلی گذشته باشد، لازم است پرونده جدید تشکیل شود.
نکات قابل توجه
دانشجویان رشته‌های گروه پزشکی جهت دریافت تسهیلات دانشجویی می‌بایست علاوه بر تشکیل پرونده تحصیلی در سامانه میخک و بارگذاری مدارک مورد نظر، نسبت به ثبت درخواست و تکمیل پرونده دانشجویی در سامانه تسهیلات و امور مشمولین وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نیز اقدام نمایند.
برای استفاده از تسهیلات دانشجویی غیر ارزی، سن مجاز برای شروع به تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور در مقاطع مختلف تحصیلی و امکان بررسی پرونده تحصیلی برای متقاضیان، حداکثر ۴۰ سال می‌باشد.
مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده تحصیلی
- عکس پرسنلی
- تصویر صفحه اول گذرنامه ایرانی
- تصویر مهر آخرین خروج از ایران (رجوع به صفحات آخر گذرنامه)
- تصویر مدرک قبلی (تصویر دانشنامه مقطع قبلی، تصویر گواهینامه موقت قابل قبول نمی‌باشد)
- تصویر مدرک فعلی (گواهی اشتغال به تحصیل رسمی و جدید در صورت دانشجو بودن)
- در گواهی‌های اشتغال به تحصیل بارگذاری شده در پرونده تحصیلی، باید نام دانشگاه، مقطع تحصیلی و رشته تحصیلی قید شده باشد.
- تصویر اقامت معتبر (تصویر Study Permit، اقامت دائم و گذرنامه غیر ایرانی، و یا هرگونه مدرک اقامتی معتبر کشور محل اقامت)
- تصویر روادید معتبر (تصویر F1، S1، ...)
- تصویر کارت ملی
بارگذاری کارت ملی هوشمند الزامی است. در صورتی که متقاضی هنوز کارت ملی هوشمند دریافت نکرده باشد، لازم است به بارگذاری کارت ملی قدیم همراه با رسید کارت ملی هوشمند اقدام نماید.
- تصویر کارت معافیت (پایان خدمت، معافیت کفالت، معافیت پزشکی، خرید خدمت) یا تصویر «برگه معافیت تحصیلی خارج از کشور» برای آقایان
توضیح: چنانچه دارای هیچ یک از موارد ذکر شده نیستید، باید از طریق پشتیبان خود در ایران جهت دریافت معافیت تحصیلی اقدام نمایید.
سامانه میخک: mikhak.mfa.gov.ir